提升学生档案管理效能的新途径研究报告

内容提要：本课题针对高校学生档案管理这项常规性工作开展研究，通过政策钻研、调研走访，明确了工作要求，学习了好的做法，提出了信息化查询、修订规定、细化流程、加强宣传等提高管理效能的手段，并落实到实际工作中，切实推动了管理水平提升，提高了服务质量。
关键词：学生档案 效能 信息化 流程

　　
引 言

　　“让档案更具使用价值，让管理更加高效顺畅，让服务更加细致贴心”是我们课题组成员在课题研究中达成的一致目标，四个月来，我们在学校办公室的指导和关注下，在相关业务部门管理人员的帮助下，不仅形成了浓厚的学习氛围，促进了业务水平的提高，更使理论钻研与工作实践紧密结合，解决了管理中的实际问题，课题研究取得了一定成效。

　　一、研究意义

　　高校学生档案是学生在校学习实践活动中形成的记录和反映个人成长经历、表现等信息的载体，是考察录用、选拔人才的第一手材料，是用人决策的重要依据，也是学生走向社会后人事档案形成的基础，对其个人有着重要价值。但我们在目前的学生档案管理工作中发现，学生对档案自身利用价值认识严重不足，不清楚档案内容，不主动充实档案材料，甚至不清楚档案去向。在管理人力有限的情况下，接待各种查询耗用了管理人员过多精力，严重影响管理效能。而且现有学生档案材料在考察录用时的可参考性有限，不足以展现新时代新形势下学生学习发展状况。

　　二、研究方法

　　（一） 学习理论政策

　　课题组成员首先仔细研读了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《高等学校学生档案管理办法》等法律法规，从政策文件上把握国家对学生档案管理的总体要求，以指引课题研究的总体方向。同时，我们共同收集并学习了二十余篇文献资料，从理论上研究学生档案管理工作的创新途径，以促进课题研究的深入开展。

　　（二）高校调研交流

　　课题组成员收集整理了北京航空航天大学、浙江大学、西南农业大学、成都理工大学、哈尔滨理工大学、沈阳理工大学等十余所兄弟高校的学生档案管理政策文件。通过电话调研的方式与北京大学、人民大学、北方交通大学等院校的档案管理人员进行了学习交流，并走访了北京航空航天大学学生档案室，了解各高校的管理状况，共同探讨了工作中遇到问题的解决方案。

　　（三）实践探索途径

　　与软件开发公司反复沟通，借着就业网站改版的机会，提出学生档案管理的信息化需求，探索信息化途径。

　　三、 研究成果

　　（一）在就业网站中增加学生档案状态查询通道

　　为加强学生档案管理的信息化建设，我们首先从减轻查询工作量入手，在改版的就业网站中增加了学生档案的查询通道及宣传版块。查询通道面向在校生及校友，通过身份证号登陆，能够实现学号、毕业年份、档案去向、派遣时间、机要号等状态信息查询，在其中宣传版块加入学校管理办法及工作细则，便于上网了解管理政策及相关事项的办理流程。

查询通道的运行环境为：

硬件环境
CPU：P4 3.0G以上；

　　内存：1GB以上；

　　硬盘：80G以上；
软件环境

　　数据库：Mysql数据库

　　应用服务器：Apache服务器软件；

　　操作系统：Windows XP以上系统；

　　浏览器：IE6.0以上内核，兼容Chrome内核。

　　具体操作流程为：

　　1、从就业网首页进入查询通道

　　2、输入身份证号码

　　3、查看状态信息

　　（二）整理修改管理办法，明确工作流程及要求

　　在多方研究的基础上，梳理档案管理流程，结合我校实际，对1998年施行的《学生档案管理工作的暂行规定（试行）》进行修订，起草了《北京理工大学学生档案管理办法》，并拟定了《学生档案归档须知》、《学生档案的利用和转递须知》和《北京理工大学档案整理工作流程及要求》等工作细则。

　　《北京理工大学学生档案管理办法》为我校学生档案管理工作提出了总体要求，确定了管理机构和职能，对档案材料的收集范围及归档要求、转递及利用、保管与保护等方面均做出了明确规定。

　　基于修订后的管理办法，《学生档案归档须知》面向学生本人及相关管理部门提出，对学生和管理人员关心较多的各学习阶段归档材料又做了进一步梳理、细化，给出了详尽的条目；《学生档案的利用和转递须知》面向学生本人及对档案有利用需求的人提出，对利用档案时需提供的材料及履行的审批手续、转递流程及去向查询进行了说明，使工作流程更加顺畅，工作开展有据可依；《北京理工大学档案整理工作流程及要求》面向学生档案的专职管理人员及学院相关管理人员提出，对工作时间节点、管理程序等方面作出了具体要求。

　　（三）明确了长期宣传的工作手段，

　　增强学生对自身档案的认识非一日之功，需要长期坚持不懈的宣传、教育。重点可以放在两个环节：1、新生入校时，通过学院、辅导员、网站等多渠道宣传，对人事档案的组成及考察录用时的作用形成初步概念；增强主动完善自身档案的意识；2、在针对大四毕业生的就业指导中，通过就业导师、就业宣讲会、派遣知识答疑等多途径，明确、强调档案转递流程、要求，以及今后的查询方法；要求毕业生重视档案的查收，减少遗留档案。

　　在今后逐步面向大二、大三学生开设的职业规划课，也可指导其如何有效提高档案利用价值，例如，更多地增加科研实践中所获成果或者奖项的材料，突出实践动手能力，也能借此激发学生的开拓创新热情，促进德智体全面发展。

　　四、存在的问题

　　由于人事档案的特殊性及保密要求，以及现有人力、物力有限，实现档案管理电子化、网络化具有相当难度，其有效途径尚待探索。　　五、下一步计划

　　我课题组成员将继续推进学生档案管理的信息化建设，提出管理需求，设计建立更加智能化的档案数据库，提高工作效率，增加安全性及工作的延续性。在立足我校学生档案管理工作的同时，进一步开拓思路，深入思考适用性更加广泛的管理模式和手段，撰写相关文章，将经验和有效方法进行交流。

参考文献：

[1] 如何发挥高校学生档案管理的育人作用，科教导刊[J]，2010.9.

[2] 做好高校学生档案管理工作的主要措施，黑龙江档案[J]，2011.3.

[3] 网络环境下高校电子档案管理的思考，科技资讯[J]，2006.2.

[4] 严峻就业形势下高校学生档案管理，中国电力教育[J]，2009.7.

[5] 做好学生档案工作为大学生就业服务，中国档案[J]，2005.10.

[6] 从大学生就业谈高校学生档案管理，就业工作[J]，2008.7.